Iedereen ervaart in zijn leven wel een aantal momenten waarop je achter de feiten aanloopt met het werk dat je nog moet doen. Vanaf nu hoeft dat niet meer. Het is tijd voor meer grip. Rick Pastoor, hoofd product bij Blendle, heeft begin dit jaar het boek GRIP uitgebracht. Hierin geeft hij een aantal tools om productiever te kunnen werken.
Rick Pastoor werkt sinds 2014 bij Blendle. Daarvoor had hij een eigen bedrijfje met een studiegenoot, die hij tegenkwam tijdens zijn studie Informatica op Windesheim in Zwolle. ,,Dat bedrijfje begon ik op de helft van mijn studie en toen realiseerde ik mij dat ik effectiever moest gaan werken. Het schoolwerk moest immers ook nog gedaan worden. Ik heb onder meer het bekende boek ‘Getting Things Done’ van David Allen gelezen en heb het op mijn eigen wijze kunnen gebruiken. Toen ik bij Blendle ging werken werd het allemaal nog drukker. Ik had de productiviteitstools echt nodig”, zegt Pastoor.
Het begint met de agenda
De afspraken die worden gemaakt komen in de agenda, maar daar blijft het dan vaak bij. De rest wat relevant is voor het werk wordt op gevoel gedaan. “Het is belangrijk om zoveel mogelijk van je werk in te plannen in je agenda: van reistijd tot de voorbereiding van meetings. Zo kan je duidelijk zien waar tijd vrij is of juist geen tijd over is. Dit moet je serieus aanpakken, omdat je dan echt effectief met je tijd om kan gaan. Daarnaast heb ik een systeem waar ik taken in zet. In mijn digitale takenlijst zet ik alles wat in mijn hoofd opkomt. De losse eindjes werk ik daarin weg. Zo komt er meer ruimte voor wat belangrijk is en heb ik meer ruimte voor creativiteit.” Voorbeelden van programma’s die je daarvoor kan gebruiken zijn Things en OmniFocus.
Maar je agenda en takenlijst moeten ook onderhouden worden. Hiervoor doet Pastoor een wekelijkse review. “Ik plan elke week ruimte in om terug te kijken en vooruit te plannen. Ik pak al mijn systemen erbij en bekijk wat ik nog moet doen en waar ik volgende week impact mee kan hebben. Verder kijk ik terug van wat deze week goed en minder goed ging. Dit neem ik mee voor mijn planningen in de toekomst. Zo kan ik mezelf aanleren om steeds beter te werken”, stelt Pastoor.
Voor studenten vindt Pastoor productiviteit ook belangrijk. “Het is voor studenten belangrijk om scherp te krijgen wat je moet doen om punten te behalen. Maak hiervoor tijd in je agenda, werk dit uit en je zult zien dat je meer grip hebt op de komende periode. Er komen verschillende taken uit die je in je systeem kan verwerken. Zo maak je het voor jezelf tastbaar en kan je makkelijker prioriteiten stellen.
Behapbare puzzel
GRIP moet volgens Rick vooral behapbaar zijn. “Ik heb alle losse elementen die ik gebruik vormgegeven als een soort van puzzel tot het uiteindelijke boek. Daarna heb ik het laten testen door een aantal mensen. Ik ben er trots op het boek dat nu in de winkels ligt.” Naast het boek heeft Rick ook een cursus via e-mail aangemaakt om mensen door het boek te slepen. “Je komt vast dingen tegen waar je extra hulp bij nodig hebt. De e-mails helpen daarbij. Het is tof om te zien dat mensen er echt mee aan de gang gaan om een betere werkwijze te ontwikkelen.”
Geef een reactie